精品沙龙营销最关键的岗位是会务组，它是精品沙龙营销的“灵魂”。会务组在整个沙龙营销过程中，从始至终都承担着关键的角色。如果说策划组是编剧，那么会务组就是导演，对整场精品沙龙营销活动起主导作用。会务组从拿到活动策划案开始的布局谋划，到过程的氛围管控，再到结果追踪辅导，事无巨细都要参与管理，是整个精品沙龙营销过程中最忙碌并且最关键的管理岗位，对整个流程起主导作用。

要想掌控全局，就需要会务组工作人员对整个流程了如指掌，并且具有丰富的会场管理经验，能够独立应对各种突发状况，做到处变不惊、有条不紊。这样，就可以避免传统沙龙营销过程中因缺少统一管理者而带来的细节经营难题。

如果要做好会务工作，会务组工作人员不仅要具有丰富的会场经验，更要了解客户心理，所以从业经验丰富的总监和经理做会务工作才是最合适的。

会务组在筹备期、活动期和服务期需要做好哪些事情呢？

一、筹备期工作职能与流程

筹备期是决定活动成功与否的关键时期，会务组工作的管控也要从这个阶段开始介入。在筹备期，会务组的核心工作包括以下几方面。

1．数据管控

我们经常说“数据是最美丽的语言”，那么在活动开始之前，做好充分的客户数据统计，自然能够帮我们更好地了解客户的情况，并且做好一切准备工作。

会务组在活动前的数据管控主要体现在三个方面。

一是管控营销员的邀约流程数据。

在传统的团队里，主管往往在追踪营销员邀约数据的时候，特别容易得到虚假的数据结果。

例如，主管让营销员邀约10人参会，往往到场的人数会大打折扣。因为主管只追踪了结果指标，并没有做过程指标的管控。会务组工作人员的核心工作就是管控到每一个数据节点——邀约成功率、邀请函递送率、二次回访成功率、会前确认成功率。只有确认好每一个过程指标，才能精准地达成结果指标。

二是管控客户质量。

在传统沙龙营销活动现场，主讲嘉宾讲解的案例和产品示例很难确保与客户需求完全匹配。原因是主讲嘉宾无法掌握客户的真实信息，主讲内容的设计如同无水之源、无本之木，缺乏依据，导致客户的体验感差，活动效果也自然大打折扣。

因此，在精品沙龙营销活动当中，要想实现对客户质量的把控，会务组就要收集真实的客户数据，将客户数据有效地反馈给主讲嘉宾，并且与主讲嘉宾协商内容的重新设定以及产品示例的二次包装。

表3-2是我们日常收集客户数据的调研表（该客户信息调研表在递送邀请函后，由客户经理填写交给会务组进行统筹数据统计），可以作为参考。

三是把控客户的产品需求。

每一场活动都要设计客户现场购买产品的互动奖励方案。这个方案的设计能够直接影响现场成交率，设计的过低或者过高都不利于客户的采购，只有提前把控客户的采购需求，才能精准地设计促成活动。

一般会务组会根据客户的平均采购能力来设计产品采购的入门门槛，再根据最高的采购可能性设计一等奖，并进行最后的调整。可见数据的收集和整理对于会务组的工作效能起着至关重要的作用。

2．物料筹备

作为精品沙龙营销的主导者和导演，会务组要根据“剧本”——活动策划案的要求选择会场，进行合理的会场布局，采购餐饮、礼品等，还要根据“剧本”的要求设计活动现场所需的各种营销展示工具以及产品促成工具等。

会务组需要快速统筹这些信息，根据物资的紧迫性以及使用场景来决定哪些是需要采购并且长期使用，哪些只需要租赁即可，哪些属于消耗品可以一次采购多次使用，并具体分配给哪个部门执行负责。

物料的统筹看起来是一件非常简单的事情，但实际上要做好合理地物料统筹，需要有一个清晰的物料管理表（见表3-3），同时也要在活动过程中做好物料管理。

管理物料从某种程度上来说就是管理流程和事件，因为一切流程和事件的发生都依托于物品。一名优秀的会务管理者一定也是非常优秀的物料管理员。物料管理一定要坚持物料领用责任制和物尽所能、物尽所用的原则。

物料领用责任制。

对于任何一名会务管理者，都需要做到事无巨细。然而，面对一些价格不高或者容易被忽略的物料，管理者自然也会对其忽视，这就造成了一定程度上的浪费，也可能会让整个活动漏洞百出，影响公司的整体利益。

举例来说，活动现场经常会出现一些电子设备遗失的问题，其原因是没有执行有效的管理手段。如果每一种可以反复利用的用品和工具都按照“谁领用谁归还”的方式进行领用，出现丢失由领用者自行赔偿，那么这种问题就会被避免。随着工作人员对这些问题的关注，他们自然也会更关注流程和公司的整体利益。

物尽所能。

在活动现场，我们都会准备很多礼品，而营销员最容易在向客户赠送礼品这个环节上犯错误。他们把礼品大量无偿地送给客户，但往往结果并不尽如人意。东西送了却没有达到预期的效果，就是没有做到物尽其用。营销员一定要确保每一个礼物送得都有意义和价值，这样才是真正的物尽所能。

物尽所用。

我们在活动中会遇到不同购买力以及对公司认知程度不尽相同的客户，甚至只是为了礼品才到现场的客户。作为公司的一员，我们要对客户有基本的判断，这样就可以把礼品送给对的人，这就是物尽所用。

3．流程管控

会务组的流程管控一般在会前就已经开始了，筹备期的“预演未来”可以确保每个细节的完善，更是现场成功的关键。会务组就要在会前进行统筹管控，统一约好时间，为工作人员进行流程的梳理。由于有了统一的管控者，团队成员很容易被聚集和管理，会务管理者也可以通过与大家分别交流，了解到每个岗位的工作进度。

会务组的流程管控还体现在会议现场。比如活动什么时候开始举办，到了某个环节需要哪些岗位的人做好提前的准备，等等。这就像带兵打仗一样，并不是每个士兵都可以独自决断，而是由一个将军来统筹全局，确保每个岗位都能发挥最大化优势。同样，一个没有会务管理者的会议注定是混乱的。

有一次我参加一场沙龙，主办方要求客户18:00到。按常理，我们都会有或多或少的延迟，但不会超过半个小时。到了18:10的时候，主持人问一位领导活动什么时候开始。领导说：“5分钟后，你通知大家，还有5分钟活动就开始。”

结果到了18:30的时候，活动还没开始。我问主持人为什么没有开始。他说，他除了问了和我聊天的领导、另外一个部门的领导，还问了本次活动的主讲嘉宾，结果得到的都是不一样的答案，最后他还是听自己直属领导的。

从这个细节大家都能够感受到，一场活动没有一个会务管理者是多么可怕。

一场沙龙从客户进场到最后埋单，其实是一个加分的过程。客户进入会场的时候，如果沙龙是0分，那么到埋单就是100分。客户通过沙龙在过程中的体验感来加减分，优秀的会务管理者会在这个过程中不断感受客户的情绪和状态，并根据活动策划案的要求进行流程和节奏的调整，比如哪个地方需要把音乐放缓，哪个地方需要把节奏拉快，等等。

会务组工作人员可以通过会议流程管控表（见表3-4）来进行流程的管理和优化。

4．人员管控

会务组进行的人员管控主要就是管控各岗位的工作进度，并且根据各岗位的工作情况及时给予辅导和支持，以确保活动能够高效完成。会务组有权选择合适的岗位工作人员参与到活动中，也需要随时监督岗位的工作进度。所以，会务组的工作人员必须了解每个岗位的具体工作，掌握工作手册里的每个细节，这样才能够在同事需要帮助的时候及时施以援手。

二、活动期工作职能与流程

全体工作人员所做的一切准备，都需要精品沙龙营销的活动期展示给客户。会务组在活动期的主要工作职能就是做好现场人员的协调管控以及突发事件的应急处理，确保客户在现场的体验度良好。

1．活动现场的人员调控

活动现场的人员调控不仅表现在对内部人员的有效管理方面，也表现在对客户的管理上。客户来到活动现场，自然就成了活动的一部分。如果客户的配合度不够高，也会影响活动的整体效果。大家可能都遇到过沙龙活动现场跟“流水席”一样——客户来了一批，又走了一批。这样的效果不仅会让工作人员失去信心，同时也会让其他客户受到影响。

优秀的会务管理者可以通过一些小的技巧管控，让活动现场的各位参与者可以被调控起来。

技巧一：关门。

活动开始后，如果会场的门是打开的，就会给会场内的人制造逃离的欲望——外面总会有人走来走去，屋子内的人就会对未知的环境充满好奇，希望走出去看看。而关门就是制造一个封闭空间，让外部干扰不至于影响到房间内的客户。

技巧二：强服务。

很多客户在活动现场经常会借着去洗手间的机会离开，但事实上大部分客户并不是要处理非常紧急的工作，他们只是觉得活动开始阶段的内容对他们的吸引度不够而已。如果这时候礼仪人员站在客户出门的必经之路上，那些不是一定要离开的客户就会因为出门还要跟工作人员打招呼而觉得麻烦，就勉为其难地坐下听后面的内容，也许后半部分的某一个案例或者内容就吸引并触动他了。

当然，如果客户真的一定要去洗手间或者要办其他事情，礼仪人员也会跟进服务，确保让客户感受到贵宾般的服务。即便客户最终还是坚持要提前离开会场，礼仪人员就可以跟他讲：“先生/女士，您好，活动结束后会送给每位客户一份精美礼品，您现在离开，我们的确没办法提前去会务组领取。我也理解您的确是遇到了急事，我把您的信息记录下来，待会儿会议结束了，我让邀请您来的客户经理帮您代领，再给您送过去。”这样的人员调控就将一切不必要的客户流失降到最低。

2．应急处理

活动现场的突发情况会有很多，而且有些突发情况是不可避免的，这就需要有一位经验丰富的会务管理者进行现场管理。在突发情况发生后，做到及时处理，将影响降低到最低。

突发情况有很多种，大部分的突发情况都是小事情，比如，主讲嘉宾的电脑突然断电了。这种情况对于经常举办沙龙的人来讲可以说是家常便饭，只需要安排音控人员及时处理一下即可；有经验的主讲嘉宾也不会受到断电的影响，可以继续分享。这种小的突发状况就不会影响整体会议的效果。

然而，没有经验的会务组工作人员遇到这种情况，就会出现讲台上突然冲上来几个人，围着电脑解决问题的场面。这样现场客户的注意力就会转移到这几个人身上，之前营造的良好氛围就被破坏了，主讲嘉宾还要努力地将客户的注意力拉回到刚刚的内容上来。这无疑会影响会场效果。

当然，活动现场偶尔也会出现一些比较棘手的问题，这里我就不一一列举了。会务组工作人员只需要记住，在保证客户体验良好的情况下确保活动顺利进行，及时发现并处理问题，不影响会议进度即可。

三、服务期工作职能与流程

会务组是唯一一个需要从筹备期跟进到服务期的部门。一场活动举办得是否成功，最直接的评定标准就是目标完成了多少。然而业务的促成往往不仅在现场，更多是在后期追踪服务过程中实现的，所以会务组在服务期的核心工作就是协助追踪。

会务组的追踪要根据统计数据进行一对一追踪，既要追踪到场有签约意向的客户，也要对到场但意向不明显的客户进行追踪，对没有到场的客户也要进行全方位追踪。这就需要会务组从筹备期开始对客户的情况就要有数据统计。一般会后追踪时长为1周。

追踪的内容如表3-5所示。

此表每个会务组工作人员1张，从客户名单盘点时就要进行跟进。

假定盘点20位目标客户，邀约同意到场10位，实际到场5位，现场意向签单2位。我们都要把客户的具体情况填写到表格里，意向签单的客户的意向金额以及对哪些关键信息感兴趣也是需要记录的。比如有些客户对礼品感兴趣，有些客户对产品理念感兴趣，有些客户只是对产品利益感兴趣等。每场活动结束后，会务组工作人员都要针对现场客户情况给予反馈，对客户进行追踪判断，再由客户经理分别跟进，最终无论是否到场或者是否有购买意向的客户，都需要追踪转介绍。只有这样，才算是活动完美结束。

综上所述，会务组要统筹协调沙龙活动的正常流程，会务组工作人员需要对事情具有决断力，并且能够以目标为核心进行团队的统筹管理，一般建议具有较丰富管理经验的人来担任。即便要培养人才，也需要以老带新的方式在现场进行指导。

根据本章所讲解的会务组工作内容和要求，大家可以完成会务组工作职能手册（见表3-6）。