引言：现代秘书是社会化大生产的产物，秘书遍布各政府部门和其他各种社会组织，成为不可缺少的重要角色。特别是在21世纪新科学技术的推动下，世界经济迅速发展，客观上向人们提出了如何加强管理，提高工作效率，以适应激烈的社会竞争的问题，这种形势大大促进文秘工作的发展。

€€秘书的含义

"秘书"一词，在古今中外它的含义是不尽相同的，依其在使用时所包含的不同内容划分，大体有五种类别：一是指书籍。在我国汉朝以前把秘不示人的宫禁所藏图书资料及巫师、方士所制作的谶纬图篆称之为"秘书"，所谓"图籍秘书""秘书：谓纬书"指的就是这类意思。二是指官职或职务，如在我国历代封建王朝，多设有"秘书监""秘书丞""秘书郎"等官职，外国亦是如此，至今不少国家的政府机构中都设有国务秘书之类的官职，在国际上各国使馆的外交宫中有一、二、三等秘书的职位，很显然这些秘书实际上都是官员。此外，现在在各类机关、企事业单位、社会团体中，有一类专门从事协助领导者，承担辅助管理，综合服务工作的人员，在人事编制中这类人员多被称为"秘书"。这种称谓事实上只是一种职位，也是秘书一词使用最为普遍的。三是指行政机构，如在我国封建社会，不少朝代都设有，"秘书省""秘书寺"等一类官署，在现代不少国家政府系统中还仍设有秘书局、秘书处、室等机构。四是指一种职业，即经职业培训，以协助领导工作、承担辅助管理、综合服务工作为职业的专业队伍。第五是指秘书人员所从事的工作，如人们习惯上总是把单位中秘书人员承担的办文、综合协调及与领导工作相关的事务管理等工作称为秘书工作。

这里指的"秘书"主要是指秘书职务及其工作。

€€秘书工作的特点和基本内容

@@@秘书工作的特点

秘书工八有哪些特点？许多文秘教科书都依据秘书工作的实际作了阐述。事物的特点是一事物和他事物联系中显示的，能反映其本质的独有征状，是该事物的个性，所以不能把几个事物共有的一些征状与事物的特点混为一谈。有些教科书认为秘书工作具有从属性，事实上在一个单位，一切下级机构、工作人员，凡隶属领导管辖的都有从属性的性质，因此似不宜把它列为秘书的特点。秘书在社会组织中的地位（即角色位置）、工作内容、方法、作用及其对秘书人员的素质要求是最能反映秘书特点的几个方面，现试作如下阐述：

（一）角色特点

所谓角色，是指某个人在特定的社会组织中所占有的特殊位置，每一个社会角色都有其应有的作为和行动。比如，家庭中父亲这一角色，意味着他在家里占有家长的地位，因而父亲这一地位就有一套被规定好了的做父亲应该具备的行为，他承担着教育、抚养子女、计划家庭生活等，他的一切言语与行为都应该像一个父亲的样子。秘书这一角色在某一单位中所处的是直接辅助领导中枢的配角位置，他的工作环境场所是在领导身边，直接为领导中枢服务并直接对他们负责，秘书的工作直接由领导分配布置。在一个单位中只有秘书才有这种独特的角色位置。

（二）工作内容及范围的特点

综合性的信息处理是秘书工作最主要的内容。它的范围涉及每一个单位各个方面。秘书的工作从现象上看内容庞杂繁琐，但核心的内容是环绕领导工作的需要进行综合信息处理。比如文书处理，是以书面形式来记载、传递信息，会议工作是通过会议的形式来交流信息，调查研究是收集信息等等。总之，可以说秘书的各项工作都与信息相联系，而且这种信息工作不同于其他专业部门只局限于分工范围的某一方面，是全局性的，对一个单位各方面发生的信息，他们都有责任及时采集进行综合、处理、向领导报告。

（三）作用功能特点

辅助领导中枢开展工作这是秘书工作最重要的作用和功能。这种作用和功能是通过以下四方面来体现的：第一，枢纽作用。协助领导中枢汇集处理来自四面八方的信息，以保证领导及时掌握情况，作出适当的处置，并迅速准确地把领导的指示、意见、决策传递到各个方面。第二，参谋助手作用。协助领导处理各种事务工作，根据领导工作的需要提出各种建议、意见，设计解决不同矛盾的备选方案，使领导者能摆脱琐碎事务纠缠，集中精力处理关系全局的重大问题。第三，耳目作用。通过主动收集了解各方面的情况，增加领导者的信息来源，扩大领导的视野，第四，协调作用。根据领导要求和本单位工作需要，进行纵、横协调。

（四）任职资格特点

在社会生活中，每一个行业，每一个职位因其任务不同，因而都有一定的任职资格要求。最基本的不外乎是学历、专业能力、政治思想、道德水平、身体条件等等。一般说，这些资格条件的质、量要求是比较明确的。但是秘书作为一种职位，由于它的工作范围有很大的扩张性，接触的对象具有不确定性，工作任务有很大的随机性，是一个处在多层次、多侧面、多角度矛盾中的特殊角色，因此要胜任秘书工作就必须具备不同于一般工作职位的特殊资格条件。他们不仅要具有秘书工作的专业知识（如文书学、逻辑学、信息学等），掌握马克思主义的基本理论，熟悉本单位的行业知识，而且还必须具备比较广博的辅助知识（如法学、经济、文史、文艺等方面的理论）；不仅要有较强的工作能力，而且必须具有较高的道德作风素养，除此外，秘书的口头表达、仪表形象一般说也应当是上乘的。而且实践还证明，作为领导身边的工作人员必须与领导者保持融洽、和谐的关系，而事实上每一个领导人他们的气质、性格、习惯、要求、能力又各不一样，因而秘书除了一般才干外，还必须有良好的非智力因素（如稳定的情绪，忍耐心，自控力，适应性等），能与领导者的个性特点相适应。许多事实都证明，有的秘书人员尽管个人能力很强，但由于在非智力因素方面不适合直接领导的个性特点，因此往往仍然不可能很好发挥作用。所以尽管从现象上看，秘书只是一种忙忙碌碌的事务工作，但能胜任这一职位却又非易事。一个称职的秘书他的才干、品德、性格、外表，从先天条件到后天的素质各个方面都必须是优良的，是一个全面发展的人才。所以相对说秘书的任职资格条件要比其他办事部门更复杂、具体，能使领导称心满意的秘书人员在各单位都是不多的。

@@@秘书工作的基本内容

秘书人员处在一个单位的领导中枢，工作涉及方方面面，比较繁杂，如作一般归类，基本内容大致为以下四方面：

1.日常性工作这种类别是定型化、程序化，经常发生、日复一日、年复一年必须进行的工作。主要工作为：

（1）文书工作包括文书的制作（拟写、审定、缮印、校对、用印）和文书处理（收发、登记、分转、拟办、分办、送批、承办、催办）；

（2）会议工作包括会议的准备，会议召开及会议结束后的事务处理；

（3）信息工作主要是信息的收集、筛选、报送，信息的开发利用和管理工作等；

（4）文字工作负责起草各类文件、领导讲稿、信函等；

（5）接待来客主要是做好接待来访的上级机关和兄弟单位来访者，如由领导出面接待的应负责各种接待事务工作；

（6）处理群众来信、来访；

（7）其他事务工作包括值班、通讯、编写大事记及有关对外交往的礼仪工作。

2.协调性工作包括工作协调和人际关系协调，以疏理关系为主要内容，以实现各方和谐协同实现决策为目标。

3.参谋性工作主要是围绕领导决策需要提供各类信息、资料，献计献策，积极提出备选方案。此外，对本单位工作中已经或可能出现的失误、偏差及时提请领导注意并提出改进或防范措施。

4.完成领导交办任务一般说这类工作具有很大随机性，无规律可循，多有不可预见、偶发性特点：大体有以下三种情况：

（1）突发事件，紧急公务处理；

（2）因临时性工作需要，其他部门、机构又无明确分工责任的工作；

（3）重要的具有机密性要求，不宜公开的特殊工作。

5.生活服务工作这主要是指为解除领导者生活上后顾之忧，由组织决定，在领导人可享受的、规定标准内的生活服务工作。

除了上述内容外，各单位因不同的组织系统，秘书部门也会承担人事、财务、保卫、统计等工作并成为秘书部的日常工作。

€€秘书人员具备的政治素养

秘书人员的政治素养主要是指他们的政治觉悟、政治理论水平、全心全意为人民服务的精神，它系统地反映了秘书人员自觉的政治归属。

一个人的政治觉悟一般是指他的阶级立场、政治态度、人生观和价值观等。在现实社会中，政治是人们无法回避的客观存在，因此，任用秘书首先必须考虑他的政治条件，而且越是上层机构，这方面的要求越高，世界各国都是如此，其区别仅仅在于不同社会制度的国家其政治标准的阶级属性有所不同而已。我们的国家是共产党领导的社会主义国家，马克思主义理论是指导我们思想的理论基础，这些内容已写入宪法，成为全国人民必须共同遵守的政治原则，因此我们必须以马克思主义的观点，无产阶级的标准来衡量一个秘书人员的政治觉悟。首先，秘书人员必须具有坚定的无产阶级立场，坚定不移地忠实于党和人民的事业，能以党和人民的根本利益为原则，辨别政治上的是非曲直，能经受各种政治风浪的考验。其次，必须有坚定的社会主义信念。信念是人们基于对某一事物发展规律的认识所形成的一种坚定不移的想法，所以一个人的政治信念是他对社会发展趋势的根本看法，它不仅是人们在政治上作出取舍的重要依据，而且也是推动人们为实现本阶级最终目标而努力奋斗的精神力量。马克思主义认为社会主义必然代替资本主义，这是不可逆转的历史发展规律，因此在社会主义曲折发展过程中，秘书人员应当具有社会主义必胜的坚定信念，从历史发展总趋势正确认识目前这一运动所遭受的挫折，并以坚韧不拔的精神，脚踏实地继续奋斗。其三，必须在政治上和党中央保持一致。中国共产党是我国的执政党，党中央是全党和全国人民的领导核心，党中央的指示、决策是集中了全党和全体人民的意志和智慧作出的，代表了最广大人民群众的根本利益，因此，和党中央保持一致，是秘书人员政治素养的重要标志，每一个秘书人员都必须旗帜鲜明，坚定不移地拥护党中央的决策。在现阶段，就是要坚决拥护党在社会主义初级阶段的基本路线，坚持四项基本原则，坚持改革开放，并以艰苦创业，开拓创新的精神投入改革实践，保证党的各项方针、政策切实得到贯彻执行。其四，要有无产阶级的人生观并在实践中逐步树立宏大的共产主义理想。人生观是一个人世界观的重要组成部分，它是人们对于人生目的和意义的根本看法和态度，人们确立了什么样的人生观，也就从根本方向和态度上决定了他在社会生活中的行为准则和基本的价值标准。无产阶级人生观的核心就是甘愿为党和人民的利益作无私的奉献，因此，秘书人员应当经过实践的锻炼，逐步树立这种人生观，只有这样才能形成高起点的自律标准和正确处理各种社会矛盾的价值标准，自觉抵制各种形形色色的腐朽思想的侵蚀，以其高尚的人格力量影响、带动群众，为实现党的根本目标共同奋斗。

€€秘书应具备的基本知识

@@@秘书知识结构的一般要求

"知识就是力量"，一个人的工作能力是和他掌握的知识密切联系的。秘书的工作范围广，任务复杂，遇到的问题多，变化大，因而必须掌握多方面的知识，才能应付如裕地胜任本职工作。正因为如此，所以人们在选用秘书时，必然会把知识水平作为一条重要的考核标准，常喜欢录用博学多才的"通才"。然而，事实却证明，所谓的"通才"只是相对而言的，因为一个人纵然有超群的天分，有非凡的刻苦学习精神，也不可能穷尽人间全部知识，他所掌握的知识总是有所侧重的；其次，掌握知识的意义在于应用，社会各行各业，由于性质不相同，秘书们所面临的工作内容是各有行业特征的。因而在不同单位中任职的秘书人员除必须具备一般的秘书专业知识外，还必须-侧重地掌握与本单位业务相关的专业知识。所以，我们认为对秘书的"通才"要求，其实质是要求秘书具有适合本单位工作性质、特点全面而又合理的知识结构。

知识结构是指一个人头脑中所具有的不同层次的知识构成状况，或者说是各种知识之间的比例、联系和相互作用的状况。根据秘书工作的实践，秘书人员知识结构一般应包括以下三个层次：第一层次是马克思主义、毛泽东思想的基本理论和基本知识；第二层次是专业知识，其中包括秘书的专业知识与本单位业务相关的业务知识；第三层是辅助知识，包括文、史、哲、管理、经济、艺术、法学等知识。

在上述三层次知识中，马克思主义理论知识是基础，专业知识是主体，辅助知识是延展层圈。彼此应形成复合式、网络型的层圈。

此外，我们还认为为了适应客观社会发展的现状，秘书的知识构成应当具有能不断吸纳、接受新知识的功能，这样才能使秘书人员的知识能力在实践中得到不断的发展。这一要求除了秘书人员必须具有科学的学习方法外，而且还与他所掌握的三个不同层次知识质量、深度有关，一般说其知识基础越是扎实，吸收新知识的能力也越强。

@@@秘书的基础知识和专业知识

1.马克思主义理论和毛泽东思想是秘书人员必须掌握的基础知识马克思主义和毛泽东思想是指导无产阶级进行革命斗争的强大的思想武器，具有鲜明的阶级性，因此作为一种政治学说它对提高秘书人员的政治理论素养，提高政治觉悟具有十分重要的意义，而且作为一种理论系统，它又是一博大精深的理论体系，是无产阶级革命导师对人类知识的总结，蕴涵着十分丰富的理论内容。马克思主义的辩证唯物主义和历史唯物主义、政治经济学、科学社会主义为人们提供了认识世界、改造世界的科学方法论。因此学习马克思主义的学说，对指导其他学科知识的学习有十分重要的意义，每个秘书人员都应努力把它系统掌握好。

2.秘书专业知识这里所说的秘书专业知识包括一般的秘书专业和秘书所在单位的行业专业知识两个方面。

（1）秘书专业知识秘书人员要掌握文书学、逻辑学、应用写作学、档案管理学、行政管理学、信息学、信访学以及会议组织学、调研学等，还应掌握微机知识、书法知识和速记知识等。这些知识都是在各行各业承担秘书工作的秘书人员必须掌握的。

（2）行业专业知识秘书部门是一个单位的综合协调部门，它贯通上下，联系左右，接触面极广，而且这些关系的内容都必然和本单位的行业内容有密切的联系。因此，秘书人员必须把这些行业的知识掌握起来，比如在教育系统任职的秘书应当熟悉教学和教学管理的知识，在工厂企业工作的秘书应当掌握与本单位产品相关的产品知识，在金融系统任职的秘书应该掌握各种金融知识等等。

@@@辅助知识

我们这里所说的辅助知识是指除基础知识和行业知识以外的其他知识。这些知识对提高秘书人员的综合能力有很大的作用。主要包括以下几方面内容：

1.历史知识伟大的法国唯物主义思想家法兰西斯·培根曾经说过："读史可以使人明智"，许多事实也证明秘书人员如能通晓历史，对于增强自己的判断力和预见力有很大的益处，特别是掌握我国的历史，有助于深刻认识中国的国情及现实社会许多现象的历史渊源，并从历史发展过程中汲取有益的经验和教训，所以秘书人员应当努力提高自己的历史知识水平。除了中外古代史外，要较多地了解中外近、现代史，熟悉国际共产主义运动史和中共党史，如有可能还应结合本行业特点子解行业发展史，这对于更好理解和贯彻党和国家的各项方针政策，在业务上当好领导的参谋助手是很有帮助的。

2.管理知识秘书人员的工作与管理活动有着密切的关系，所以他们必须掌握现代管理的科学知识，这方面最主要的内容是行为科学、社会心理学、管理心理学及信息论、系统论、控制论等内容。

3.法律知识在深入进行经济体制改革的同时，我国正在加快社会主义的立法工作，整个社会正向着有健全、完善的法治社会发展。每个单位无论是对外交往还是内部管理都必须依法行事，秘书部门作为综合协调部门，秘书人员作为领导的参谋、助手，无疑应当比较全面地了解基本法律和与本单位工作有关的法律、法规，才有可能保证本单位各项工作的合法性，并运用法律来保护本单位合法权益。

4.其他知识除了上述有关知识外，秘书人员还应当掌握社会学、政治学、领导学、国际关系学等常识，注意文学艺术修养，它有助于开拓秘书人员的视野，提高他们的总体知识素养层次。此外，为适应对外开放的需要，精通一两门外语对秘书也是很有益处的。

€€秘书能力

@@@秘书能力的概念

秘书能力是秘书人员在实际工作中所显示的个人才干，它是秘书人员知识、智能、技能的综合表现。秘书的能力是多层次的，主要是指人的智力，它包括观察力、注意力、记忆力、想象力和思维力，也称为基础能力。第二层次，主要是指人的语言表达能力、文字应用能力、组织管理能力、社会活动能力和创造性工作能力等等。也称为一般能力。第三层次是技能性的，如书法、情报和资料检索能力，微机操作及编辑校对能力。这三个层次的能力互相作用、互相影响，其中第二层次最能反映秘书个人能力的大小。因此，在这里我们所分析的主要也是这方面的内容。

@@@秘书的表达能力

在当代秘书的能力结构中，表达能力占有举足轻重的地位。这是因为秘书作为领导人的参谋和助手，其种种职能离不开用言语和文字表达来进行沟通。有人说秘书工作是"写出来的、说出来的"，这是有道理的。在信息社会的今天，秘书要有效辅助领导活动，更离不开良好的表达能力。

当代秘书要做到文字表达能力与口头表达能力的同步提高。既要善于写，又要长于说，二者相互影响，相互促进，不可偏废。

对于秘书表达能力的基本要求是：

（一）鲜明。无论是文章写作还是口头表达，首先要有明确的中心，主张什么，反对什么，根据什么，都要表达得清清楚楚，切忌泛泛而谈，含混不滑。

（二）准确。在写作中，要选择恰当、对路的文体，并保证格式和语言的高度规范化。口头表达中引用的材料、阐述的道理和观点等，其含义要明确贴切，既不扩大，也不缩小，还要避免歧义的发生。

（三）简练。秘书运用文字或口语，都要贯彻简练的原则，即用最精粹的语言，表达出最必要的内容，做到"文约而意丰"、"文简而理周"。罗嗦冗长，必然效能低下。

（四）迅速。秘书写作的时效性很强，有时候还需要"出手一篇稿"、"出手成章"的过硬本领，没有敏捷快速的写作能力是不行的。口头表达也同样需要口齿清晰、语言流利、应对及时。

（五）适用。秘书要充分了解表达对象的特点，正确把握对方的意图和需求，充分认识语言表达的环境，还要讲究表达的时机和方式，这样才易为对方所接受。秘书表达的适应姓与唯唯喏喏、随声附和是有质的不同的。

文字表达能力秘书工作离不开文字工作，它是一项基本功。高水平的秘书应该是写作的能手，相反写作能力很差的人也不可能是好秘书。

秘书的文章写得好还是不好，取决于他的政治理论政策水平、专业知识和文字能力诸多方面的因素，但就文字表达能力本身而言，主要是以下几方面；一是文字学知识，能够比较自如地驾驭文字，准确地作言词表达，不写错别字，正确使用简化字，有较丰富的词汇。二是懂得语法和形式逻辑知识，熟练地掌握各种词类的用法，掌握句子的各种成分及各句之间的关系，准确使用标点符号。以上二点是文字表达最起码的要求。三是善于谋篇布局，合理安排，写出的文章中心突出，层次清楚，逻辑性强，构思表达方式新颖。四是有良好的文风，行文开门见山，语言简洁、精练、不说空话、套话、大话、假话，没有八股腔。五是熟悉各类公文文种的格式，文字词语与文体相一致，体式符合规定。除此外，由于秘书人员所作的文字工作，主要是公文写作，它与其他文字作品的最大区别是侧重于逻辑性极强的叙述，议论和说明，有法定的规范形式要求，所以秘书文字能力中实际蕴涵着较高的逻辑思维能力的要求。

@@@秘书的调研能力

调研即调查研究，是人们认识事物的基本方法之一，是领导活动的重要基础，也是当代秘书的一项经常性工作。秘书人员调研能力的高下，对其能否有效获取和沟涌信息、辅助领导决策、发挥参谋作用具有重要影响，调查研究因此而被称为秘书的"基本功"。秘书的调研能力包括：

（一）调查能力

1.制定调查计划的能力。这是指能准确把握有关方针、政策的精神，根据领导活动的实际需求，制订出周密的计划，以保证调查活动的顺利进行。调查计划一般包括调查的目的、对象、要求、方式、方法、时间和步骤等要素。

2.调查中的洞察力。在调查过程中，要随时留心各种现象乃至细枝末节，善于发现一般人不易发现或容易忽略的问题，进行敏锐、细致、深入的调查。

3.与被调查者的沟通能力。能在较短的时间内，消除与被调查者之间的隔阂，取得对方的信任，获得所需要的内容。这要求秘书人员端正态度，放下架子，视对象的特点而进行卓有成效的沟通。

4.运用各种调查方法的能力。要熟练掌握访谈调查、会议调查、典型调查、抽样调查、统计调查、问卷调查等常用的调查方式方法，并能根据具体情况加以综合运用。

（二）研究能力

1.去伪存真的能力。经调查得来的材料，往往显得繁乱芜杂，真与伪、正与误、有用与无用掺在一起。因此，秘书要紧紧围绕调查目的进行鉴别和筛选，做好"去伪存真"、"去粗取精"的工作。

2.归纳分类能力。要求把业经鉴别的材料按其性质进行排队归组和摘要分类，加以逐项分析，找出其内在的联系与区别，使之进一步条理化与系统化，以利于研究活动的深入进行。

3.综合分析能力。秘书人员要能够运用演绎、归纳、推导、对比等方法，把鉴别分类后的材料联系起米，进行"由此及彼，由表及里"的概括抽象，从而得出科学、正确的调查结论。

@@@秘书的管理能力

管理是人类的一项基本实践活动。现代管理就是通过对人、财、物、信息、时间、机构、章法等要素及其关系的有效控制，以达到管理的目标。

当代秘书要以自己的管理能力，辅助领导者进行管理活动，发挥参谋和助手作用；有时还要根据领导者的授权授意，独立地从事某项活动的组织管理。秘书人员还经常担负着办公室的行政管理、机关的事务管理和领导班子的时间管理等职责。所以，一个合格的秘书人才必须具备出众的管理能力。

秘书的管理能力主要体现在以下方面：

（一）计划能力。计划能力是指选择和确定目标以及制定实现目标的规范的能力。计划属领导的职能，但一个优秀秘书也应该具有计划的意识和能力，为领导活动提供超前性和全局性的智力服务。秘书的计划能力应具有以下品质：一是目的性和预见性。计划是领导决心的具体化，秘书要吃透上级精神，领会领导意图，切实反映本单位实际情况。计划还应充分考虑到事物的发展与变化，使预测符合客观实际。二是全面性和周密性。计划的内部要素须组织严密、逻辑性强、精确度高，不可松松散散、丢三拉四。三是有厅性和灵活性。计划是各活动要素在时间和空间上的有序排列，要分清轻重缓急和主次先后。计划还须留有较充分的余地，以应付意外情况的出现。

（二）组织实施能力。组织实施能力是指能够亲自组织人力、物力、财力等，去实现既定的目标。秘书有时要在领导的授权或授意下去直接组织完成某项工作，不具备良好的组织实施能力就无法胜任管理工作。秘书要能够组建起精干的工作班子，知人善任，调动每一个人的积极性，用最经济的办法获得最大的效益。

（三）协调能力。协调是秘书部门的一项重要职责，秘书人员必须具有良好的协调能力，使协调对象达到和谐统一。这种能力表现在：一要熟悉有关政策、法律和规章制度，准确把握领导意图和被协调者的情况，这是协调的依据。二要把局部与整体、微观与宏观联系起来进行考虑，紧紧把握全局利益，这是协调的方向。三要善于发现矛盾的焦点，捕捉那些"牵一发而动全身"的关节，这是协调的关键。四要根据具体情况，灵活运用各种协调方法与手段，有较强的变通能力，这是协调的艺术。

@@@秘书的办事能力

当代秘书每天要面对大量的事务工作，如文书事务、接待事务、会议事务、领导者交办事项等。可以说，办事成了秘书的一项基本职能。秘书人员必须具备较强的办事能力，这是提高办公室工作效率的重要途径，也是发挥秘书参谋作用的前提条件和保障因素。一名秘书纵使多思善谋，但如果反应迟钝、办事拖拉、效率低下，就不会成为现时代所需要的秘书人才。

秘书办事的范围广、内容多、头绪杂，这要求秘书人员做到：一要有较强的应变能力，即能根据事务工作的不同情形和特点迅速及时地予以办理，尤其是突发事件的处理对秘书的办事能力提出了很高的要求。二要有较强的交际能力，能够熟悉各种关系的渠道，善于沟通感情，长于待人接物，能有效地建立和处理各种复杂的人际关系，以提高办事效能。三要有较强的变通能力，不墨守成规，不死套框框，能在坚持正确原则的前提下，把事情灵活机动地加以解决。

秘书的事务工作具有明显的被动性，是一种受外力制约的被动型活动。秘书工作者应树立明确的服务观念，始终把领导活动的需求当作事务工作的出发点和着眼点；同时又要强化主动意识，在被动中求主动，在服务中求创新。例如，要准确领会领导意图，创造性地完成交办事项；善于预测，增强办事的预见性；对不同阶段的中心工作或重要活动要积极配合、主动服务。

办事是锻炼和发挥秘书能力的重要领域。在办事中学会办事，既做大事，又不耻于做小事，这应是今天秘书人员的共识。

@@@秘书的操作能力

操作能力是当代秘书高效率实现秘书活动所必须具备的。随着新技术革命对社会各个领域的冲击，秘书仅靠两只手、两条腿、一支笔、一张嘴和刀耕火种的工作方式，已难以适应时代的需求。目前，办公自动化的浪潮对秘书部门产生了深刻的影响，秘书人员要尽快掌握有关知识和技能，适应社会发展，跟上时代步伐。

出谋献策能力这是一种较高层次的秘书能力。这种能力首先表现在秘书人员对新事物具有高度的敏感性、能在新问题、新理论、新经验形成的初期，即把握它的发展趋势，揭示它的价值，并及时提醒领导，引起注意。其次是，准确理解领导工作的基本思路和本单位发展的基本方向，并据此提出具有预见性、创造性的工作建议，提供决策的备选方案。其三是应变能力，即在出现突发性事件，遇到棘手矛盾时，能及时提出应急处理方案，稳定局面，防止事态扩大、恶化。秘书人员是领导的参谋、助手，所以出谋献策是他们的份内工作，然而他们所出的点子，能否在刀口上，价值、效果如何，都往往会因秘书个人的能力不同而有所不同。